Tổng đài điện thoại thông minh là gì?

Tổng đài điện thoại hay còn gọi là PBX là tên viết tắt của cụm từ tiếng Anh Private Branch Exchange (Tổng đài Nhánh Riêng) là một mạng điện thoại riêng được sử dụng trong phạm vi một công ty hay doanh nghiệp.

Xu hướng doanh nghiệp ngày càng phát triển lớn mạnh, nhu cầu trao đổi thông tin ngày càng nhiều, hàng loạt nhà cung cấp ra đời dẫn đến giá thành lắp đặt và cước điện thoại ngày càng rẻ.

Tuy nhiên việc trang bị cho mỗi cá nhân 1 số điện thoại cố định đến một lúc nào đó buộc doanh nghiệp phải suy nghĩ lại vì chi phí đầu tư và khả năng tập trung quản lý không cao.

Hơn nữa, liệt kê hàng loạt số điện thoại sẽ khiến đối tác lúng túng khi lựa chọn số điện thoại trong danh bạ để liên hệ công việc. Một số điện thoại duy nhất quảng bá cho toàn doanh nghiệp sẽ là giải pháp tối ưu, thông qua hệ thống tổng đài nội bộ, cuộc gọi sẽ đến được nơi đối tác có nhu cầu liên lạc.

Ngoài ra, nếu tận dụng được hết các tính năng sẵn có, người sử dụng sẽ giảm thiếu một số yêu cầu đầu tư khác mà hệ thống tổng đài nội bộ đã tích hợp sẵn.

Làm quen với một vài khái niệm trước khi lựa chọn:

1. Tổng đài là gì:

Tổng đài là 1 hệ thống chuyển mạch giúp cho các đầu cuối gọi cho nhau và gọi ra ngoài trên một số đường thuê bao của các nhà cung cấp

2. Những ai nên dùng tổng đài:

Các công ty, các văn phòng, tập thể, các khách sạn, nhà hàng, nhà nghỉ, nhà máy, nhà riêng… cần liên lạc nội bộ, chuyển cuộc gọi đến người cần nghe và bảo mật cuộc điện đàm (không lắp song song) đều có nhu cầu.

3. Lợi ích khi dùng tổng đài:

• Liên lạc nội bộ sẽ không mất cước phí bưu điện.
• Bảo mật các cuộc gọi nội bộ.
• Tận dụng được hiệu quả tối đa các đường trung kế bưu điện.
• Tổng đài có khả năng hỗ trợ các biện pháp tiết kiệm cho công ty, tổ chức của bạn như:
  • Có khả năng chận các cuộc gọi không mong muốn: huyện, di động liên tỉnh, quốc tế;
  • Quản lý chi phí: Dùng Account code (mã số người dùng) để quản lý chi tiết cuộc gọi của từng các nhân thông qua đó tính toán mức độ chi phí, có thể cài đặt phần mềm tính cước hoặc máy in để quản lý phí thoại của công ty bạn;
  • Có thể tích hợp VoIP để liên kết giữa các trụ sở của công ty với nhau để giao dịch không mất phí;
  • Chuyển cuộc gọi cho người khác mà bạn không phải di chuyển khỏi bàn làm việc;
  • Sử dụng 1 số liên lạc để giao dịch với khách hàng;
  • Có tích hợp lời chào khi khách hàng của công ty gọi đến. Quý vị có thể cho đổ chuông ở bất kỳ máy điện thoại nào trong công ty của bạn.

Ví dụ:

• Trong giờ làm việc bạn có thể cho đổ chuông ở bàn tiếp tân.
• Giờ nghỉ trưa bạn có thể không muốn bị làm phiền nên có thể không cho đổ chuông hoặc cho đổ chuông ở phòng bảo vệ.
• Tối bạn có thể thay bằng lời chào ví dụ như: ” Hiện công ty đã hết giờ làm việc mong quý khách gọi đến số…”

4. Lựa chọn tổng đài:

• Lựa chọn theo cấu hình:

Tuỳ theo nhu cầu sử dụng hiện tại/ tương lai mà định hướng xây dựng và trang bị theo cấu hình phù hợp hiện tại và có khả năng mở rộng về lâu dài.

• Lựa chọn theo chức năng, nhiệm vụ, nhu cầu khai thác:
  • Sử dụng công nghệ Analog hiện thời hay đón đầu công nghệ số IP;
  • Tập trung cuộc gọi đến về 1 đầu mối, chuyển cuộc gọi theo yêu cầu định hướng;
  • Sắp xếp người dùng vào nhóm COS, UCD, Account Code;
  • Trả lời cuộc gọi qua lễ tân hoặc qua hệ thống DISA-OGM;
  • Đánh số nội bộ theo yêu cầu và chi tiết cuộc gọi ra thông qua hệ thống tính cước hoặc máy in;
  • Đăng ký nhóm liên tụ và đảo cực nếu cần;
  • Sử dụng giờ dịch vụ, Hotline/warmline, Emergency/VIP call;
  • Voice mail, Door phone/door Opener, Music -BGM, Paging.

• Thương hiệu và khả năng đầu tư :

Hiện nay không khó lắm để trang bị một hệ thống tổng đài nội bộ. Tuy nhiên, việc lựa chọn 1 thương hiệu nổi tiếng đồng nghĩa với đơn giá chất lượng kèm theo. Ngoài ra, hiện nay một số thiết bị của Trung Quốc và Việt nam có thể đáp ứng được một số nhu cầu khai thác của người sử dụng.

• Các vấn đề khác:

Công nghệ điện thoại IP-SIP (VoIP) hiện đang được quan tâm đầu tư do mức cước gọi miễn phí thông qua các đường truyền trả trước (xem bài viết về VoIP số trước)

Hệ thống tổng đài Analog hiện nay (đa số doanh nghiệp hiện dùng) cũng có thể nâng cấp sử dụng theo chuần SIP-IP (H.232) bằng cách thêm thiết bị phụ trợ.

5. Kết luận:

Tổng đài nội bộ là một công cụ quan trọng để cho văn phòng của bạn trở nên chuyên nghiệp và hiệu quả hơn.

Với mỗi thương hiệu, có các tính năng riêng biệt và đáp ứng cho một nhu cầu riêng biệt đã được khảo sát. Do đó, việc lựa chọn một hệ thống tổng đài đạt yêu cầu vận hành và khai thác phù hợp với doanh nghiệp là vấn đề quan tâm của các nhà đầu tư.

Tuy nhiên, bạn cũng không không cần suy nghĩ nhiều, hãy gọi một nhà cung cấp chuyên nghiệp và đưa ra yêu cầu, họ sẽ tư vấn miễn phí cho bạn, đảm bảo bạn sẽ hài lòng, được thoả mãn và đáp ứng mọi vấn đề đặt ra.

Tổng đài thông minh kết nối, hỗ trợ khách hàng như thế nào?

Nếu bạn đang thắc mắc không biết làm sao để kết nối đến tổng đài thông chăm sóc khách hàng bài viết này sẽ giúp bạn giải quyết những vấn đề trên một cách nhanh chóng và chính xác nhất.

Cũng giống như bất kỳ một nhà mạng nào để đáp ứng tối đa nhu cầu của người sử dụng và giải đáp bất kỳ thắc mắc của người dùng để họ có thể yên tâm sử dụng dịch vụ của mình, những tổng đài chăm sóc khách hàng tương ứng với từng dịch vụ và một tổng đài chung của nhà mạng.

Tuy nhiên, có nhiều người chưa biết kết nối đến tổng đài làm sao hoặc không kết nối được chúng tôi xin chia sẻ bài viết này để giúp đỡ bạn trong vẫn đề này.

1. Tập trung vào đáp ứng nhu cầu khách hàng:

Khi khách hàng sử dụng dịch vụ tổng đài thông minh của bạn, nhân viên có trách nhiệm giải quyết các yêu cầu của khách hàng, hỗ trợ thông tin tối ưu cho khách hàng, đồng thời hướng dẫn khách hàng sử dụng nhiều tính năng khác từ tổng đài thông minh của bạn.

2. Tương tác lẫn nhau:

Với sự chuyển đổi từ giao tiếp một – một sang giao tiếp một – nhiều của các mạng xã hội. Không có gì ngạc nhiên khi xã hội đang chuyển sang suy nghĩ một chiều cái tôi là trung tâm. Sự trao đổi những cử chỉ của mọi người với nhau đang mất dần. Facebook, Twitter và LinkedIn đã giảm bớt kỳ vọng đáp ứng thông điệp truyền đi. Thể hiện sự chu đáo trong từng lời nói, hướng dẫn đối với khách hàng để khuyến khích mọi người phản ứng một cách chu đáo.

3. Xem xét tình hình khách hàng:

Thiếu thời gian cũng ảnh hưởng tới khả năng quan tâm tới nhu cầu, mong muốn hoặc thách thức của khách hàng. Tìm hiểu tình hình của khách hàng có thể mất một chút thời gian nhưng nó có thể tiết kiệm của bạn rất nhiều thời gian nếu bạn tập trung vào những gì bạn nghĩ họ muốn hoặc cần.

Với những cách kết nối tạo mối liên hệ với khách hàng, tổng đài thông minh sẽ giúp khách hàng liên hệ và truy cập thông tin chính xác và thuận tiện nhất.